Håndtering af habilitet og interessekonflikter på Det Biovidenskabelige Fakultet for Fødevarer, Veterinærmedicin og Naturressourcer

 

Principper for håndtering af habilitetsproblemer og interessekonflikter i forbindelse med fakultetets samspil med private virksomheder om teknologioverførsel og iværksætterinitiativer  

1. Indledning

2. Habilitet - det juridiske udgangspunkt

3. fakultetets regler for privatøkonomisk engagement i virksomheder

4. Virksomheder og deres tilknytning til fakultetet – åbenhed er et krav

5. Medarbejderes mulighed for orlov i forbindelse med etablering af virksomheder

6. Konsekvenser

7. Andet

8. Fomidling

Hent hele dokumentet i PDF-format

 

1. Indledning

Det Biovidenskabelige Fakultet for Fødevarer, Veterinærmedicin og Naturressourcer ønsker aktivt at sikre nyttiggørelsen af fakultetets viden gennem målrettet teknologioverførsel. Teknologioverførsel sker til eksisterende virksomheder gennem samarbejdskontrakter, patent- og licensaftaler og gennem fakultetets medvirken i etablering af virksomheder, medejerskab og anden form for kommercialisering.

 

Vi ser det som et vigtigt succeskriterium, at medarbejderne engagerer sig i opstart af nye virksomheder, samarbejde med private virksomheder, konsulentarbejde og lignende og betragter disse aktiviteter som værende berigende for forskningen og uddannelserne og for medarbejdernes værdi for fakultetet. Desuden tydeliggør det fakultetets betydning for det danske samfund.

 

Vi bliver på denne måde i højere grad en spiller på det kommercielle marked, selvom grundvilkårene stadig er offentlige. Ved udvisning af rettidig omhu og en løbende dialog med de relevante interessenter sikres at nyttiggørelsen af forskningsresultater gennem kommercialisering, virksomhedssamarbejde og virksomhedsdannelse finder sted på en måde, der tilgodeser både offentlighedens krav, den samarbejdende virksomheds behov og fakultetets egne målsætninger om at skabe synergi mellem forskning, uddannelse og innovation.

 

Det er vigtigt gennem en åben dialog at sikre, at aktiviteterne ikke giver anledning til habilitetsproblemer, således at universitetets integritet og troværdighed sikres. Ligeledes skal de medarbejdere, der har et privatøkonomisk engagement i sådanne aktiviteter, gives rammer, der sikrer, at der ikke opstår interessekonflikter og tvivl om de pågældendes loyalitet.

 

Nærværende principper er udarbejdet med henblik på at synliggøre overfor ledelse, medarbejdere, eksterne samarbejdspartnere, virksomhedsledere, studerende m.fl., hvordan habilitetsproblemer, økonomisk engagement og åbenhed fremover vil blive håndteret.

 

 

2. Habilitet - det juridiske udgangspunkt

Habilitetsreglerne for den offentlige sektor findes i forvaltningsloven paragraf 3-6 og taler om inhabilitet i forhold til afgørelser i bestemte sager, som følge af personlige eller økonomiske interesser, familiære relationer, ledelsesmæssig tilknytning til eksterne selskaber, deltagelse i senere klageinstans, kontrol- og tilsynsvirksomhed, samt øvrige omstændigheder der kan vække tvivl om upartiskhed. Vi har bl.a. udmøntet disse bestemmelser i retningslinier om bibeskæftigelse, der kan sammenfattes i følgende 3 punkter:

• Medarbejderen skal udfylde sin stilling i fuldt omfang
• Medarbejderen må ikke udføre bibeskæftigelse, der kan skabe tvivl om medarbejderens habilitet i stillingen.
• Medarbejderen må ikke udføre bibeskæftigelse, der konkurrerer med KU's virksomhed.

Til regelsættet om bibeskæftigelse er knyttet en indberetningspligt om bibeskæftigelse omfattende direktion, professorer, lektorer, institutledere, centerdirektører, administrative chefer, samt øvrige medarbejdere på tilsvarende niveau.

 

Vedr. konkurrerende virksomhed står der i vejledningen til bibeskæftigelsesreglerne: ”Medarbejdere på Det Biovidenskabelige Fakultet for Fødevarer, Veterinærmedicin og Naturressourcer må ikke udføre bibeskæftigelse, der derved bringer medarbejderen i et konkurrenceforhold til fakultetet, hvad enten dette sker personligt eller via anden organisation/virksomhed. Konkurrenceforholdet kan bestå i konkurrence om bevillinger, akademisk anseelse, udbud af undervisning, immaterielle rettigheder mv.”

 

Med konkurrerende virksomhed menes fx en dyreklinik (som er en eksisterende indtægtsbærende virksomhed for Det Biovidenskabelige Fakultet for Fødevarer, Veterinærmedicin og Naturressourcer) eller et testlaboratorium inden for et område, hvor fakultetet i forvejen udfører de pågældende tests som Indtægtsdækket virksomhed. En spin-out virksomhed anses IKKE for konkurrerende med fakultetet blot fordi den arbejder inden for instituttets område.

 

 

3. Det Biovidenskabelige Fakultet for Fødevarer, Veterinærmedicin og Naturressourcer regler for privatøkonomisk engagement i virksomheder

Hovedprincippet er at privatøkonomisk engagement i virksomheder er tilladt, men at man ikke må involvere sig i konkurrerende virksomhed til fakultetet.

 

I relation til habilitetsreglerne betyder det, at hvis en ansat samarbejder med en virksomhed, hvori han eller hun har en særlig personlig eller økonomisk interesse, kan han/hun IKKE deltage i forhandlinger eller i afgørelser, hvor der kan være risiko for at denne personlige økonomiske interesse kan påvirke medarbejderens dømmekraft. Afgørelse eller forhandling skal i så fald varetages af nærmeste leder. 

 

3.1. Bagatelgrænser

Hvilke privatøkonomiske interesser der bør påkalde særlig agtpågivenhed afhænger af deres størrelser ud fra formodningen om, at der er en nedre grænse for, hvornår det er muligt for en medarbejder i væsentligt omfang at påvirke værdien af sit personlige økonomiske engagement i en virksomhed.

 

På Det Biovidenskabelige Fakultet for Fødevarer, Veterinærmedicin og Naturressourcer er hovedreglen, at man kan råde over 25 % eller op til 500.000 DKK af aktiekapitalen (kursværdi) i en (spin-out)virksomhed. Engagementer over denne bagatelgrænse skal forelægges dekanen til godkendelse efter individuel behandling.

 

3.2 Bestyrelsen

Bestyrelsens eksterne medlemmer er bl.a. udpeget ud fra de personlige erfaringer, netværk og engagementer, som medlemmerne kan tilføre ledelsesarbejdet. Der fastlægges således ikke særlige grænser for bestyrelsens andre engagementer, ud over hvad der følger af almindelige habilitetsbestemmelser. Bestyrelsens medlemmer har pligt til at orientere formanden, såfremt der måtte være tvivlstilfælde.

 

3.3 Direktionen

For direktionens medlemmer gælder skærpede regler for privatøkonomisk engagement. Direktionsmedlemmer kan således ikke:

• Være medejer af virksomheder med udspring fra Det Biovidenskabelige Fakultet for Fødevarer, Veterinærmedicin og Naturressourcer. Hermed menes virksomheder startet af ansatte eller på grundlag af IPR ejet af fakultetet.

Reglen har til formål at sikre at den øverste ledelse kan træffe beslutning i alle forhold vedr. fakultetets engagement i og samarbejde med spin-out virksomheder. Det udelukker dog ikke at et direktionsmedlem udpeges som medlem af bestyrelsen for en spin-out virksomhed eller et teknologioverførselsselskab, hvor medlemmet varetager fakultetets interesser som medejer af virksomheden.

 

Direktionsmedlemmers faglige og organisatoriske engagementer skal godkendes af bestyrelsesformanden

 

Fakultetets direktion vil gennem dialog med de relevante parter og rettidig omhu søge at forebygge de problemer, der kan opstå i forbindelse med medarbejderes engagement i private virksomheder.

 

 

4. Virksomheder og deres tilknytning til Det Biovidenskabelige Fakultet for Fødevarer, Veterinærmedicin og Naturressourcer – åbenhed er et krav

For medarbejdere, der etablerer virksomheder ud fra f.eks. egen opfindelse (på fakultetets campus), er det vigtigt, at virksomhedsejerne sørger for, at der er offentlighed og gennemsigtighed omkring virksomhedens forretningsmæssige formål og faglige område. Virksomhedens faglige felt bør være snævert og veldefineret af hensyn til fakultetets muligheder for også at samarbejde med andre virksomheder.

 

Såfremt virksomhedens faglige felt ændres væsentligt, foreligger der en ny situation, der kræver enten en ny aftale, eller stillingtagen til, om virksomheden fortsat skal ligge på fakultetets campus.

 

Medarbejdere, der ønsker at etablere egen virksomhed, har mulighed for, at virksomheden kan leje sig ind på fakultetets campus i op til to år fra virksomheden etablering med mulighed for forlængelse afhængig af plads, udviklingstempo m.v. Huslejen fastsættes under overholdelse af gældende statsstøtte- og konkurrenceregler. De nærmere vilkår er omtalt i ”En vejviser til virksomhedsdannelse på KVL”, afsnit 4. Formålet med at kunne leje sig ind på fakultetet er, at give virksomheden en tæt forbindelse til det faglige miljø universitetet har at byde på og, at skabe en gensidig synergi mellem et fagligt miljø og den pågældende virksomhed. 

 

Det er fakultetets hensigt at give virksomheden en slags ”kuvøse-pleje” før virksomheden skal videre i innovationssystemet eller stå på egne ben.  Fakultetet vil således i et vist omfang kunne yde bistand til virksomheden i form af videreformidling af kontakter til det etablerede innovationssystem eller til andre relevante aktører på markedet, såsom privat venture kapital i den tid virksomheden er beliggende på KU. 

 

For alle virksomheder, der lejer sig ind på fakultetets arealer gælder, at åbenhed om virksomhedens forretningsområde og faglige fokus vil være en betingelse.

 

 

5. Medarbejderes mulighed for orlov i forbindelse med etablering af virksomheder

Hvis en medarbejder ønsker at etablere egen virksomhed opererer fakultetet med en ”graceperiode” med mulighed for deltidsorlov i op til et år. Efter et år kan orlov kun ske på fuld tid. Orloven følger de almindelige regler for orlov, dvs. at i det omfang, hvor det harmonerer med instituttets fordeling af arbejdsopgaver, imødekommes ansøgninger om kortvarende orlov uden løn (i op til et år). I forbindelse med længerevarende ansøgninger om orlov uden løn inddrages et skøn over, hvorledes arrangement kan være værdiskabende for Det Biovidenskabelige Fakultet for Fødevarer, Veterinærmedicin og Naturressourcer.

 

Medarbejdere der ønsker at genindtræde i deres forskerstilling ved fakultetet efter endt orlov aftaler med dekanen, under hvilke betingelser ansættelsen fortsætter, såfremt medarbejderens engagement overstiger bagatelgrænsen.

 

 

6. Konsekvenser

Såfremt der opstår habilitetsmæssige problemer eller tvivl om medarbejderens status i forhold til fakultetet skal dette indberettes til institutlederen, som om nødvendigt forelægger spørgsmålet for Fakultetsservice. Et habilitetsproblem skal hurtigst muligt afklares enten ved at:

• beslutningen omgøres
• der aftales en fremtidig betryggende procedure, eller ved
• den pågældende medarbejder ændrer sit tilknytningsforhold til den private interesse som giver anledning til habilitetsproblemer.

 

7. Andet

I relation til privat virksomhed kan der opstå habilitetsmæssige problemer i anden sammenhæng f.eks. i forbindelse med vejledning, ved eksamination, deltagelse i beskrivelsesudvalg, indkøbs-funktioner, anden beskæftigelse ved andre universiteter m.v. Disse forhold behandles i særskilte retningslinier, såfremt sådanne ikke allerede foreligger.

 

 

8. Formidling

8.1 Internt

Nærværende principper er vedtaget af Det Biovidenskabelige Fakultet for Fødevarer, Veterinærmedicin og Naturressourcers (dengang KVL) bestyrelse d. 2. september 2005 og vil herefter blive sendt til drøftelse i Akademisk Råd, Etisk Udvalg og Forsknings- og Innovationsudvalget. Det vil desuden blive vurderet om principperne skal omarbejdes til mere specifikke retningslinier. Principperne revurderes efter 1 år.

 

Principperne vil indgå i undervisningen vedrørende innovation og virksomhedsdannelse og i fakultetets ledelsesudviklings-program.

 

8.2 Eksternt

Nærværende principper vil blive formidlet til fakultetets samarbejdspartnere via hjemmesiden.