Fravær og sygdom

Når en medarbejder er fraværende på grund af sygdom, omsorgsdag, barn syg etc. skal dette efterfølgende indberettes skriftligt på et særligt skema til den fraværsansvarlige på instituttet/kontoret.

Den fraværsansvarlige indtaster fraværet i ScanPas.

Sygefraværsoplysningerne genereres og afleveres til Finansministeriets sygestatistik.

 

 

Tjenestefrihed på barns 1. og/eller 2. sygedag

Her kan du læse om reglerne.

Vejledningen findes også i en engelsk version, Leave in connection with your child’s first and/or second day of illness i Medarbejderhåndbogen. 

 

 

 

Sygefravær

Lederen skal indkalde medarbejderen til en sygesamtale inden for de første 4 uger efter første fraværsdag. Samtalen skal som udgangspunkt foregå ved personligt fremmøde. Det er lederen der indkalder medarbejderen til mødet. Medarbejderen skal have mulighed for at tage sin tillidsrepræsentant med.

Medarbejderen kan i forbindelse med sygdom bede om, at lederen og medarbejderen i samarbejde udarbejder en fastholdelsesplan. Formålet med planen er at se på medarbejderens muligheder frem for begrænsninger i opgavevaretagelsen. Det er medarbejderen der skal rette henvendelse til lederen, hvis der skal udarbejdes en fastholdelsesplan.

Vi lægger vægt på, at ledelse og medarbejdere i fællesskab forebygger og håndterer konkrete fraværs- eller sygdomsforløb ved løbende, åben og tillidsfuld dialog samtidig med, at medarbejdernes integritet og ret til fravær ved sygdom respekteres.

Det er centralt for LIFE, at eventuelle arbejdsbetingede problemer løses så hurtigt og gnidningsfrit som muligt, både af hensyn til den enkelte medarbejder og LIFE’s opgaveløsning. Vi lægger vægt på, at der tidligt skabes dialog mellem arbejdsplads og medarbejder. 
 

Instituttets rolle

Da LIFE ønsker, at indsatsen i forbindelse med fravær, skal ske efter nærhedsprincippet, er indsatsen i forhold til medarbejderens fravær koncentreret så decentralt som muligt. Derved er der mulighed for, at udarbejde løsninger og støtteforanstaltninger, der både skaber tryghed for den sygemeldte medarbejder og afklaring hos det berørte institut/enhed. En konsekvens af dette ønske, er bl.a., at alle samtaler holdes lokalt på instituttet/enheden, uanset fraværets størrelse og omfang.

 

Elektronisk fraværsmeddelelse

Instituttet/enheden modtager elektronisk en fraværs-alarm på følgende tidspunkter:

 

• Når medarbejderen har været fraværende pga sygdom i enten 10 dage eller 4 perioder inden for de sidste 6 måneder. Der skal herefter indkaldes til en fraværssamtale. Denne alarm sendes kun til instituttet/enheden.
• Når medarbejderen har været fraværende pga sygdom i mere end 14 kalenderdage. Der skal herefter indkaldes til en kontaktsamtale. Denne alarm sendes til instituttet/enheden samt HR.
• Når medarbejderen har været fraværende pga sygdom i 4 uger (28 kalenderdage). Der skal herfter indkaldes til endnu en kontaktsamtale. Denne alarm sendes til instituttet/enheden samt HR.

HR vil ved de to sidste former for alarmer kontakte instituttet, og forespørge, om instituttet/enheden ønsker hjælp fra HR.

 

Læs her hvordan du udtrækker sygefraværsrapporter for 6 månedersperioder i ScanPas.

 

Værktøjer

Til håndtering af samtalerne på institutterne, er der en række værktøjer til din rådighed.

 

HR-repræsentation ved møderne

Instituttet/enheden har mulighed for, at en HR-konsulent deltager ved samtalerne. Det anbefales endvidere, at HR inddrages i samtalerne ved længerevarende sygefravær eller gentaget hyppigt sygefravær.

 

På www.rasksnak.dk kan du få mere viden om og inspiration til at gennemføre

sygefraværssamtaler.

 

Få flere gode råd til den gode samtale om sygefravær.

 

Mulighedserklæring/friattest

Lederen eller medarbejderen kan når som helst i sygdomsforløbet bede om der udarbejdes en mulighedserklæring. Mulighedserklæringen laves i samarbejde mellem leder, medarbejder, TR og medarbjderens egen læge. Erklæringen betales af LIFE.

HR anbefaler at der laves en mulighedserklæring hvis sygdomsforløbet strækker sig over mere end 14 dage.

 

Indførelse af den nye mulighedserklæring ændrer ikke på virksomhedens muligheder for at kræve en skriftlig sygemelding af medarbejderen eller for at anmode om en varighedsattest eller anden skriftlig dokumentation fra lægen, for lovligt forfald (friattest)

Uddybende lægeerklæring

Er fraværet af længerevarende karakter, kan HR i særlige tilfælde bede medarbejderen om at indhente en uddybende lægeerklæring fra medarbejderens læge.

 

Lægeerklæring fra 1. dag

I særlige tilfælde ved hyppigt sygefravær kan det være nødvendigt, at medarbejderen afleverer lægeerklæring fra 1. sygedag. HR kan bede medarbejderen om dette.

 

Fastholdelsesplan

Medarbejderen kan i forbindelse med sygdom bede om at lederen og medarbejderen i samarbejde udarbejder en fastholdelsesplan. Formålet med planen er at se på medarbejderens muligheder frem for begrænsninger i opgavevaretagelsen. Det er medarbejderen der skal rette henvendelse til lederen, hvis der skal udarbejdes en fastholdelsesplan. HR anbefaler at planen udarbejdes såfremt medarbejderen ønsker dette. 
 

Flexjob

Såfremt det ikke er muligt for en medarbejder at genoptage arbejdet på ordinære vilkår, vil der i visse tilfælde være mulighed for, at medarbejderen kan overgå til ansættelse i flexjob. Overvejer instituttet et flexjob, skal HR involveres i sagen med det samme. Instituttet har ikke fuldmagt til, at forhandle et eventuelt flexjob med kommunen uden deltagelse af HR. Der findes flere oplysninger om ordninger under Det Rummelige Arbejdsmarked i KU’s retningslinjer om job på særlige vilkår (socialt kapitel).

 

Trivsel

Af og til kan forklaringen på medarbejderens fravær findes i det psykiske arbejdsmiljø. I disse tilfælde stiller HR gerne konsulentbistand til rådighed, og vil i samarbejde med institutledelsen og medarbejderen søge at finde frem til tiltag, der kan forbedre det psykiske arbejdsmiljø. HR inddrager desuden eksterne konsulenter i det omfang, det skønnes nødvendigt.

 

HR har gode erfaringer bl.a. med:

 

Dialogfacilitering: HR faciliterer dialogen i en gruppe af leder og medarbejder(e).

JTI personlighedsprofiler: HR udarbejder personlighedsprofiler som afsæt til forståelse og accept af forskelle og ligheder mellem mennesker

Coaching af individer og grupper: HR yder coaching af individer og grupper som hjælp til at finde nye vinkler og løsninger på et problem.

Mediation mellem to konfliktende parter: HR varetager en mediativ rolle, så to konfliktende parter kan finde fælles interesser og løsninger på en konflikt

 

Psykologhjælp

Alle medarbejdere på KU har mulighed for at modtage rådgivning/psykologhjælp fra konsulentfirmaet Prescriba.  

 

Håndtering af livstruende sygdom eller dødsfald blandt kollegaerne

I nogle tilfælde kan en medarbejders livstruende sygdom eller dødsfald pga. sygdom, påvirke de øvrige medarbejdere i sådan en grad, at det kan være nødvendigt at få talt tingene igennem. HR har mulighed for at stille en medarbejder til rådighed, som kan hjælpe de øvrige medarbejdere med at håndtere og acceptere situationen.

 

Du kan også læse Gode råd når en medarbejder rammes af kritisk sygdom.

 

Afsked

I de tilfælde, hvor instituttet/enheden ser sig nødsaget til at afskedige en medarbejder på grund af sygdom, skal instituttet/enheden udarbejde en indstilling til HR. HR overtager herefter sagen, som sagsbehandler og tilser, at de formelle procedurer og regler i en afskedssag overholdes. Afskeden vil følge KU’s Retningslinjer for håndtering af misligholdelse af ansættelsesforholdet og uansøgt afsked [link].

 

Indstilling om afsked pga. sygdom skal derfor altid konkret begrundes, også selvom det drejer sig om sygdom af længere varighed. Det er altså ikke tilstrækkeligt at henvise til, at medarbejderen har været ofte syg eller syg i en længere periode.

Muligheden for iværksættelse af personalepolitiske foranstaltninger, herunder Det sociale kapitel, bør overvejes før der skrides til afskedigelse.

 

Evt. opsigelse er ikke afhængig af antallet af sygedage.

 

Fraværs- og kontaktsamtaler (relevant for både leder og medarbejder)

1. Instituttet/enheden modtager en elektronisk meddelelse om fravær
2. Instituttet/enheden overvejer om HR skal være repræsenteret ved samtalen
3. Instituttet/enheden indkalder til samtale med rimelig frist (min 7 dage) - se, brevskabelon til fraværssamtale (hyppigt fravær) og brevskabelon til kontaktsamtale inden for de første 4 uger  . Der sendes kopi af mødeindkaldelsen til Tillidsrepræsentanten til orientering.
4. Hvis medarbejderen ønsker at tillidsrepræsentanten skal deltage i mødet, er det medarbejderens eget ansvar at rette henvendelse til tillidsrepræsentanten.
5. Hvis det ikke er muligt for medarbejderen at deltage i mødet kontakter medarbejderen instituttet/enheden med henblik på at finde et nyt mødetidspunkt.
6. På selve mødet er det repræsentanten fra instituttet/enheden der er mødeleder (også selvom HR deltager)
7. Det er repræsentanten fra instituttet/enhedens ansvar at der bliver taget referat fra mødet (også selvom HR deltager)
8. Efter mødet sendes referatet fra samtalen til medarbejderen med kopi til de øvrige mødedeltagere (incl HR)