Email og psykisk arbejdesmiljø

Følgende er skrevet om email og stress:

 

Afbrydelser giver dårlig effektivitet

Ole Carsten Pedersen hjemmeside

E-mail: En velsignet forbandelse

Se artiklen Anti-stress i indbakken

 

 

Gode råd til håndtering af emails

Forfatterne Mike Song, Vicki Halsey og Tim Burress har skrevet bogen 'Hamsterrevolutionen'. Titlen referer til, at man føler sig som en hamster, der løber rundt i et hjul - man løber og løber og kommer ingen vegne.

Sådan føler mange mennesker sig, når mailboksen bliver fyldt op med ligegyldige ting. Og hvis du sender og modtager 100 mails om dagen, kan du spare hele 20 årlige arbejdsdage, hvis du følger 10 enkle råd.

 

1. Send mindre mail

Tænk grundigt over det, før du bruger funktioner som 'svar til alle' eller 'cc', og brug kun gruppe-distributionslister, når det er nødvendigt. Ved at målrette dine mails i stedet for at sprede dem, får du også færre mails retur.

 

2. Væk fra 'boomerang-effekten'

Dine mails må ikke blive som en boomerang. Hvis du sender fem mails, får du i gennemsnit tre mails tilbage. Hav som mål, at du eliminerer bare én ud af de fem mails.

 

3. Stop og tænk, inden du sender

Før du trykker på send-knappen, skal du spørge dig selv: Er denne mail vigtig nok? Er den stilet til de rette? Og vil det hjælpe modtageren med at gøre sit arbejde bedre? Hvis ikke, så lad være med at sende den.

 

4. Høflighed betaler sig ikke altid

Drop rutinemailen, der blot indeholder et 'tak'. Forfatterne anbefaler, at du ligefrem inkluderer et 'tak behøves ikke' i din mail.

 

5. Grib knoglen og ring

Mange mailkorrespondancer handler om indviklede problemstillinger og resulterer i en lang svada frem og tilbage. Så er det meget lettere at ringe eller aftale et møde.

 

6. Stram op på emne-feltet

Vage formuleringer kan betyde, at det er sværere at sortere i din mail senere.

 

7. Vær struktureret i dine mails

Begynd mailen med en kort hilsen på maksimalt otte ord. Derefter skal du dele mailen om i tre afsnit: Formålet med din henvendelse, baggrund og hovedargumenter og til sidst en kort beskrivelse af, hvad de næste skridt i sagen skal være.

 

8. Gem mails med omtanke

Jo større høstak, du har, jo længere tid tager det at finde nålen. Gem ikke en mail, hvis du ikke vil komme til at bruge den senere.

 

9. Sorter dine mails på en smart måde

Undgå mapper, hvor indholdet kan være alt mellem himmel og jord, for eksempel 'fra chefen'. Grupper efter indhold i stedet for afsender.

 

10. Coach andre

At du er god til at håndtere mail, betyder ikke nødvendigvis, at andre er det. Giv de kontakter, du ofte skriver til, dine gode råd videre. Ellers kommer du til at lide under deres dårlige mailkultur.

 

Bogens forfattere driver et konsulentfirma, der har hjulpet chefer og ansatte hos blandt andet HP, Nike og Pfizer med at blive mere effektive til at håndtere e-mails.