Institutlederen
Institutlederens navn og ansættelseshistorik i store træk.

Det anbefales, at den nye medarbejder i løbet af den første uge af sin ansættelse får lejlighed til at hilse på institutlederen enten ved et særskilt møde eller i forbindelse med en rundvisning på instituttet.

Instituttet

Instituttets fagområder samt fag-/forskergruppeledernes navne.

Orienter gerne allerede nu om samarbejdsflader imellem grupperne, som den nye medarbejder får berøring med.

Hvilke traditioner, faglige og festlige arrangementer eksisterer fag/forskergruppen og på instituttet?

Lokalt samarbejdsudvalg og øvrige udvalg
Medlemmer og opgaver. Nævn gerne eksempler på konkrete emner, som de forskellige udvalg (LSU, IAMU etc.) behandler. Informer om referaternes tilgængelighed på KUnet eller andet sted og foreslå medarbejderen at læse seneste mødereferater for at få et indblik i, hvad der rør sig.

Orienter om øvrige udvalg på instituttet, som medarbejderen kan komme i berøring med.

Hjemmeside og KUnet

Hvilke informationer medarbejderen kan finde på henholdsvis internet/instituttets intranet og på KUnet.

Fag-/forsker-gruppen

Fag-/forskergruppelederens navn og ansættelseshistorik i store træk.

Det anbefales, at den nye medarbejder i løbet af de første par arbejdsdage får lejlighed til at hilse på lederen ved et særskilt møde, hvor lederen giver en mere grundig introduktion til gruppens opgaver, aktiviteter, projektgrupper, samarbejdspartnere, arbejdsmetoder m.m. samt faste møder, kommandoveje, MUS, møderækker, morgenmad osv.

Medarbejderens eget ansættelsesforhold

Medarbejderen oplyses om KUnet og Medarbejderguiden på KUnet.

Medarbejderen oplyses om, hvem man kan kontakte med spørgsmål om sit løn- og ansættelsesforhold.

Idéer til et introduktionsforløb

Tag kontakt til den nye medarbejder allerede inden ansættelsesstart. Det kan ske pr. brev eller e-mail sammen med oplysning om, hvor og hvornår medarbejderen skal møde på første arbejdsdag.  Du kan samtidig benytte lejligheden til at introducere forskellige relevante oplysninger vedrørende arbejdsplads og –forhold. Den nye medarbejder kan desuden inviteres til faglige eller sociale arrangementer, som finder sted umiddelbart inden ansættelsesstart.

Det er en god idé at lave et decideret introduktionsprogram – en plan for de første arbejdsdage, som du kan sende til medarbejderen inden ansættelsesstart. Det giver medarbejderen indblik i, hvad der skal ske i den første tid, og det signalerer samtidig, at du har styr på tingene, at du omhyggeligt har tænkt og planlagt på forhånd, og at du ser frem til at modtage medarbejderen. Plan og mødeaftaler kan på forhånd lægges i medarbejderens Outlook/Groupwise.

Udpeg en dedikeret kontaktperson til den første arbejdsuge. Kontaktpersonens opgaver kan f.eks. være at tage imod medarbejderen på første arbejdsdag, vise rundt, orientere om diverse praktiske forhold og måske spise frokost med medarbejderen den første tid. Det er vigtigt at vide, hvem man kan spørge - også om de underlige spørgsmål...

Byd gruppen og den nye medarbejder på morgenmad første dag. Sørg for at nærmeste chef er til stede.

Brug lidt tid på en rundvisning på instituttet, hvor vejen bl.a. lægges forbi institutlederen og medarbejderens eventuelle tillidsrepræsentant og instituttets arbejdsmiljørepræsentant, laboratorier, toiletter, køkken, kantine m.m.

Husk også at planlægge en prøvetidssamtale med faggruppelederen efter 1½ måneds ansættelse. Her gøres status over den første tid, stort som småt, og leder og medarbejder evaluerer samtidig på introduktionsforløbet.

Eksempel på møderække

Eksempler på de første arbejdsdage

Den nye medarbejder skal på forhånd vide hvor og hvornår vedkommende skal møde på første arbejdsdag, samt hvad dagen bringer. En blomst på skrivebordet og medarbejderens navn på døren viser, at vedkommende er ventet og velkommen.

Eksempel på første arbejdsdag

9.00 Fælles morgenmad med hele faggruppen.

9.30 Medarbejderen vises sit nye kontor/arbejdsplads: PC, diverse programmer, passwords , m.m., IT sikkerhedsregler, telefon, laboratorieudstyr m.m., udlevering af nøgler, ID-kort.

10.30 Introduktion til nogle af de første arbejdsopgaver

12.00 Frokost

12.30 Rundvisning

14.00 Møde med fag-/forskergruppelederen, der introducerer medarbejderen til organisationen og giver en introduktion til visioner, mål, nøglepersoner, historik og kultur.
Lejlighed til snak om planer og forventninger og aftale om opfølgningsmøde efter en måned og igen inden prøvetidens udløb.

15.30 Introduktion til diverse praktiske forhold på instituttet/i faggruppen.

16.00 Tak for i dag - vi ses i morgen

Eksempel på anden arbejdsdag

9.00 Møde med institutsekretariat/intro til stabsfunktioner. Intro til diverse praktisk/administrative procedurer (sygdom og ferie, arbejdstidsregler, økonomi og regnskab etc.).

10.00 Rundvisning på instituttet: hvem laver hvad?

11.00 Egne opgaver

12.00 Frokost

12.30 Møde med andre nøglepersoner
13.30 Egne opgaver fortsat

16.00 Tak for i dag – vi ses i morgenJ