Vejledning til institutleder - adjunkt
Procedure
Stillingsbeskrivelsen
Stillingsopslaget
Sammensætning af bedømmelsesudvalg
Samtaler
Beslutning om besættelse af stillingen
Tilbud om ansættelse
Afslutning af rekrutteringsforløbet
Når du skal opslå en stilling på adjunktniveau eller derunder, er det en god idé at orientere sig i denne vejledning. Du er velkommen til at kontakte HR for vejledning om rekrutteringsprocessen fra A-Z – et kort møde eller en snak på telefonen kan være en god investering.
Du kan udarbejde en stillingsbeskrivelse som oplæg til stillingsopslaget. Du kan også benytte LIFEs job-analyseværktøj i forberedelsen.
Når opslaget er klar, og du har taget stilling til
- hvor opslaget skal bringes.
- hvornår stillingen ønskes besat
skal du sende opslag til .
HR gennemlæser opslaget. Når det endelige opslag ligger klar, sørger HR for opslag af stillingen via mediebureau. Samtidig skal I på instituttet distribuere opslaget i faglige netværk og på relevante mailing-lister.
Stillingsbeskrivelsen skal beskrive stillingens funktioner, ansvarsområder og placering i organisationen. Stillingsbeskrivelsen er ikke statisk, men udvikles over tid i takt med at opgaverne forandres. For den enkelte medarbejder kan stillingsbeskrivelsen anvendes som dialogværktøj i forbindelse med MUS-samtaler og organisationsændringer.
Stillingen opslås med kort opslag i indtil 3 medier. Med medier menes både trykte og elektroniske medier. Stillingsopslaget opslås på KU’s jobportal samt på Job i staten. Instituttet opfordres herudover til at distribuere opslagene på relevante hjemmesider, netværk, mailinglister m.v.
Stillingsopslaget skal være præcist og entydigt. Stillingsopslaget er nemlig det formelle grundlag for det fagkyndige bedømmelsesarbejde. Stililngen må dog ikke beskrives så specifikt, at kvalifikationskravene reelt kun kan opfyldes af en enkelt person.
Når ansøgningsfristen er udløbet, vil du kunne se de indkomne ansøgninger i PeopleXS.
NB: TAVSHEDSPLIGT
Du har lige som alle andre, der involveres i ansættelsesprocesser, tavshedspligt om sagen, indtil den er afsluttet. Tavshedspligten omfatter identiteten af ansøgerne samt antallet af ansøgere. Først når den nye medarbejder har underskrevet genparten til ansættelseskontrakten, bortfalder fortrolighed om denne ansøgers identitet. Tavshedspligten består for så vidt angår resten af ansøgerfeltet, også efter at ansættelsessagen er afsluttet.
Umiddelbart efter ansøgningsfristens udløb udpeger institutlederen en eller flere sagkyndige bedømmere, jf. reglerne herom. Oplysninger om bedømmerne indtastes i PeopleXS.
Bedømmerne tilsendes ansøgermaterialet via PeopleXS samt link til stillingsopslag og vejledning.
Fastsæt frist for bedømmelsesudvalgets arbejde: Da beslutningen om stillingens besættelse jf. ansættelsesbekendtgørelsens § 7, skal være truffet senest seks måneder efter ansøgningsfristens udløb, får bedømmelsesudvalget normalt mellem to og fire måneder til at afgive indstilling. Fristens længde kan afhænge af antallet af ansøgere.
Når bedømmelsesudvalget har fuldført sit arbejde, og institutlederen har godkendt bedømmelserne, skal institutlederen beslutte, hvilke af de kvalificerede ansøgere, der skal indbydes til jobsamtale. Hovedformålet med ansættelsessamtalerne er at afdække ansøgernes kompetencer ud over hvad der fremgår af ansøgningen og bedømmelsen.
Samtaleudvalget kan bestå af følgende repræsentanter:
- Institutlederen/faggruppelederen
- Bedømmer
- Medarbejderrepræsentant.
Se Samtaleguide
Der skal udarbejdes notat fra ansættelsessamtalerne.
Hvem indbydes?
Det er LIFEs politik, at minimum tre kvalificerede ansøgere indbydes til samtale.
Særligt om udenlandske ansøgere
Er der udenlandske ansøgere til stillingen, bør du overveje en række særlige tiltag i forbindelse med invitation til samtalen.
Du kan henvise til den service, der ydes fra ISM. Det kan også være en god idé at invitere ansøgeren på en rundvisning på instituttet i forbindelse med samtalen og besøget i Danmark. Jo tidligere i rekrutteringsprocessen ansøgeren får god indsigt i forholdene i Danmark, på KU og på instituttet, jo bedre.
Beslutning om besættelse af stillingen
På baggrund af samtalerne beslutter institutlederen, hvem der ansættes i stillingen.
Ved beslutning om ansættelse må der ikke tages hensyn til:
- helbredsforhold, medmindre det er begrundet i stillingens indhold
- race, hudfarve, religion eller tro, politisk anskuelse, seksuel orientering, alder, handicap, eller national, social eller etnisk oprindelse
- medlemskab eller manglende medlemskab af en bestemt fagforening.
Handicappede ansøgere har en særlig ret til at komme til samtale. Kontakt HR for yderligere information.
Husk i øvrigt at mangfoldighed og ligestilling er en del af KU´s personalepolitiske grundprincipper.
Tilbud om ansættelse
Når institutlederen har truffet beslutning kan instituttet tilbyde stillingen til kandidaten. Det kan f.eks. ske mundtligt og med oplysning om, at der fremsendes løntilbud pr. mail. Kontakt evt. HR og TR for lønforhandling.
Når kandidaten har accepteret løntilbuddet, og I har aftalt tiltrædelsestidpunkt, skal medarbejderen udfylde personaleskema, som skal sendes til HR, der på den baggrund udarbejder ansættelseskontrakt.
Instituttet skal kontakte de ansøgere, der har været til samtale men som ikke får jobbet, og orientere dem mundtligt/telefonisk om beslutningen:
Tak først og fremmest for en god samtale.
Fortæl med det samme, at ansøgeren desværre ikke har fået stillingen.
Fremhæv det, som du anså positivt ved ansøgeren, dels fra ansøgningen, dels fra samtalen.
Forklar dernæst hvad der er årsag til, at ansøgeren ikke får stillingen. De fleste ansøgere vil hellere have et ærligt frem for et ligegyldigt svar. Brug f.eks. vendinger som
o ”Det var mit indtryk at…”
o ”Ansættelsesudvalget havde mange overvejelser vedrørende....”
o ”Umiddelbart tror jeg ikke, at…”
Husk på, at det du fortæller ansøgeren, er dit eget indtryk og ikke nødvendigvis ”sandheden” om ansøgeren.
Herefter skal instituttet fremsende formelt, skriftligt afslag til alle kvalificerede kandidater.
Henrik Thorsen, - siden er sidst opdateret d.18. juli 2011