Vejledning til institutlederen - rekruttering af professorer
Procedure
Stillingsbeskrivelsen
Stillingsopslaget
Scouting
Sammensætning af bedømmelsesudvalg
Samtaler
Indstilling til dekanen
Tilbud om ansættelse
Afslutning af rekrutteringsforløbet
Fakultetsdirektionen har beslutningskompetencen vedrørende opretholdelse og opslag af professorater. Har fakultetsdirektionen truffet beslutning om oprettelse af et professorat i professoratsplanen i relation til 2-årsbudgettet, kan du igangsætte rekrutteringsprocessen. Du er velkommen til at kontakte HR for vejledning om rekrutteringsprocessen fra A-Z – et kort møde eller en snak på telefonen kan være en god investering.
I henhold til ansættelsesbekendtgørelsen kan professorater besættes ved kaldelse, dvs. uden opslag. Som udgangspunkt ønsker fakultetsledelsen på LIFE alene at imødekomme institutternes ønsker om kaldelse, når der er tale om muligheden for at rekruttere helt enestående eksterne kandidater.
Bliver et professorat ledigt eller ønsker instituttet at opslå et professorat, der ikke er oprettet i professoratsplanen, skal instituttets indstilling om opretholdelse/oprettelse forelægges Fakultetsdirektionen til godkendelse. Kontakt HR.
Du skal udarbejde en stillingsbeskrivelse og et stillingsopslag. Det er naturligt at inddrage den relevante faggruppe/faggruppeleder i skrivearbejdet. Ud over det input I har givet til LIFEs professoratsplan, kan I også benytte LIFE job-analyseværktøj i jeres forberedelse. Overvej også om det kan være værdifuldt at inddrage medlemmer fra instituttets advisory board.
Når beskrivelsen og opslaget er klar, og du har taget stilling til
- hvor opslaget skal bringes.
- hvornår professoratet ønskes besat
skal du sende beskrivelse og opslag til .
HR gennemlæser beskrivelse og opslag, og udarbejder i dialog med dig en tidsplan for rekrutteringsprocessen. HR forelægger sammen med dig stillingsbeskrivelse, -opslag og tidsplan for prodekan for forskning; det sker på et møde hver anden torsdag umiddelbart inden CLF-møde, hvor du selvfølgelig også deltager.
Når den endelige stillingsbeskrivelse og opslag ligger klar efter mødet med prodekanen, sørger HR for opslag af stillingen via mediebureau. Samtidig skal I på instituttet distribuere opslaget i faglige netværk og på relevante mailing-lister.
Stillingsbeskrivelsen skal beskrive stillingens funktioner, ansvarsområder og placering i organisationen. Stillingsbeskrivelsen er ikke statisk, men udvikles over tid i takt med at opgaverne forandres. For den enkelte medarbejder kan stillingsbeskrivelsen anvendes som dialogværktøj i forbindelse med MUS-samtaler og organisationsændringer.
Stillingen opslås i 1-2 danske medier og 1-2 internationale medier, så det er målrettet til potentielle ansøgere - og med medier menes både trykte og elektroniske medier. Stillingsopslaget opslås på KU’s jobportal samt på Job i staten. Instituttet opfordres herudover til at distribuere opslagene på relevante hjemmesider, netværk, mailinglister m.v.
Stillingsopslaget skal være præcist og entydigt. Stillingsopslaget er nemlig det formelle grundlag for det fagkyndige bedømmelsesarbejde. Professoratet må dog ikke beskrives så specifikt, at kvalifikationskravene reelt kun kan opfyldes af en enkelt person.
Bemærk
Hvis instituttet i stillingsopslaget kræver undervisningsmæssige kvalifikationer, og dette krav ifølge bedømmelsesudvalget ikke indfries af kandidaten, kan dette medføre en samlet negativ bedømmelse af kandidaten. Der altid skal stilles krav om undervisningsmæssige kvalifikationer i relation til ordinære professorater – her er undervisning en kerneopgave, mens man for pmso'er undtagelsesvist godt kan forestille sig tilfælde, at de undervisningsmæssige opgaver ikke er en del af stillingsindholdet.
LIFE følger i øvrigt KUs retningslinjer, der siger, at man kan ansætte videnskabelige medarbejdere, der har begrænset undervisningserfaring. I sådanne særlige tilfælde udarbejdes i forbindelse med ansættelsen en kompetenceudviklingsplan for medarbejderens pædagogiske kvalificering. Institutlederen forelægge et bud på en kompetenceudviklingsplan, som prodekan for uddannelse skal godkende og følge op på.
Formålet med scouting er at sikre, at LIFE til alle opslåede professorstillinger kan rekruttere de bedste kandidater. LIFE ønsker at besætte professoraterne med de ansøgere, der er bedst kvalificerede til stillingerne set i forhold til opslaget og i forhold til fakultetets og instituttets strategiske målsætninger.
I instituttets ledergruppe bør I løbende overveje, hvem der kunne være kvalificerede ansøgere til kommende ledige professorater på LIFE. Når et professorat er oprettet, suppleres denne uformelle scouting med en konkret og målrettet scouting i forhold til det ledige professorat.
Når du drøfter stillingsbeskrivelsen og -opslaget med prodekan for forskning, skal du også mundtligt gøre rede for, hvordan du har scoutet til professoratet. Opfølgning på dine scouting-overvejelser kan ske ved at du eller andre ansatte på instituttet f.eks. via faglige eller personlige netværk sikrer, at den potentielle kandidat er bekendt med stillingsopslaget.
Når ansøgningsfristen er udløbet, sender HR dig ansøgernes navne og links til ansøgningsmaterialet.
NB: Er der ingen eller kun en ansøger til professoratet, vil HR bede dig kontakte prodekan for forskning, så I sammen kan vurdere om genopslag vil kunne medføre (flere) ansøgninger. Det er prodekan for forskning der beslutter, om der skal ske genopslag.
NB: TAVSHEDSPLIGT
Du har lige som alle andre, der involveres i ansættelsesprocesser, tavshedspligt om sagen, indtil den er afsluttet. Tavshedspligten omfatter identiteten af ansøgerne samt antallet af ansøgere. Først når den nye professor har underskrevet genparten til ansættelseskontrakten, bortfalder fortrolighed om denne ansøgers identitet. Tavshedspligten består for så vidt angår resten af ansøgerfeltet, også efter at ansættelsessagen er afsluttet.
Det er nu din opgave at give forslag til sammensætning af et bedømmelsesudvalg.
Instituttets forslag til bedømmelsesudvalgskal returneres elektronisk til . Du skal også medsende de eksterne medlemmers CV og publikationslister. Sammen med forslaget skal du angive en frist for bedømmelsesudvalgets arbejde. HR forelægger dit forslag til sammensætning af bedømmelsesudvalget til godkendelse i Akademisk Råd.
Da beslutningen om stillingens besættelse jf. ansættelsesbekendtgørelsens § 7, skal være truffet senest seks måneder efter ansøgningsfristens udløb, får bedømmelsesudvalget normalt mellem to og fire måneder til at afgive indstilling. Fristens længde kan afhænge af antallet af ansøgere. En forlængelse af fristen for bedømmelsesudvalgets arbejde skal begrundes og forelægges for dekanen gennem HR.
Bedømmelsesudvalget skal bestå af fem medlemmer, hvoraf mindst tre medlemmer skal være ansat uden for KU. Et af medlemmerne udpeges som formand for udvalget. Der bør tilstræbes en afbalanceret kønsfordeling i udvalget. Medlemmerne skal være sagkyndige inden for stillingens område på professorniveau.
Et af de to interne medlemmer skal vælges fra listen over UU-repræsentanter. UU-repræsentanten indgår i bedømmelsesudvalget på lige fod med de andre medlemmer, men har udover det almindelige faglige bedømmelsesarbejde som opgave at have særlig fokus på ansøgernes pædagogiske kvalifikationer.
For at sikre en smidig rekrutteringsproces bør institutlederen allerede når stillingen opslås, sammen med faggruppelederen overveje sammensætningen af bedømmelsesudvalget, kontakte mulige medlemmer, invitere dem til at indgå i arbejdet og eventuelt fremskaffe CV’er. Det vil nedbringe tidsforbruget senere i rekrutteringsforløbet.
Ved ansøgningsfristens udløb skal institutlederen gennemgå CV og publikationsliste fra ansøgerne og sammenligne disse med det påregnede bedømmelsesudvalg for at afdække eventuelle habilitetsproblemer.
Er der tvivl om et potentielt udvalgsmedlems habilitet, skal spørgsmålet forelægges for HR.
Når bedømmelsesudvalget har fuldført sit arbejde, og bedømmelserne er godkendt i den relevante referencegruppe under AR, sender HR dig en liste over de kvalificerede ansøgere med link til ansøgningsmateriale og bedømmelser. Du skal nu beslutte, hvilke af de kvalificerede ansøgere HR skal indbyde til jobsamtale. Hovedformålet med ansættelsessamtalerne er at afdække ansøgernes kompetencer ud over hvad der fremgår af ansøgningen og bedømmelsen.
Samtaleudvalget skal bestå af følgende repræsentanter:
- Institutlederen (formand for udvalget)
- Formanden for bedømmelsesudvalget
- Prodekan for forskning
- Faggruppelederen
- Relevant studieleder
Du kan vælge at supplere udvalget med en medarbejderrepræsentant.
HR koordinerer kalendere og indkalder udvalg og ansøgere til samtale. HR sørger også for booking af mødelokale og bestilling af forplejning. HR deltager kun i helt særlige tilfælde i professoratssamtalerne, men vi bistår gerne med råd og vejledning. Det kan f.eks. være relevant, hvis du vælger at supplere ansættelsessamtalen med f.eks. en case, som ansøgeren skal besvare. Det kan ske som led i ansættelsessamtalen eller imellem to samtaler, så casen udgør et afsæt for anden samtale.
Se Samtaleguide
Hvem indbydes?
Det er LIFEs politik, at kvalificerede ansøgere indbydes til samtale, men er der tilfælde, hvor du ikke ønsker at indkalde alle til samtale, skal du lige orientere prodekan for forskning.
Særligt om udenlandske ansøgere
Er der udenlandske ansøgere til stillingen, bør du overveje en række særlige tiltag i forbindelse med invitation til samtalen.
HR vil ifm. indbydelse til samtale henvise til ISMs hjemmeside, der giver god og grundig information om at bo og arbejde i Danmark. Det kan også være en god idé at invitere ansøgeren på en rundvisning på instituttet i forbindelse med samtalen og besøget i Danmark. Jo tidligere i rekrutteringsprocessen ansøgeren får god indsigt i forholdene i Danmark, på KU og på instituttet, jo bedre.
På baggrund af samtalerne skal du indstille til dekanen, hvem du ønsker ansættes i professoratet. Du beslutter selv, hvordan du i løbet af samtalerne vil samle op på samtaleudvalgets bemærkninger og vurderinger, men du skal i din indstilling gøre det klart, hvilke kvalifikationer der er lagt vægt på og hvori forskelle mellem ansøgerne ligger. Indstillingen skal være så tilpas detaljeret, klar og udtømmende, at det er muligt at følge tankegangen fra præmisser til konklusion.
Når du beslutter, hvem du ønsker at ansætte, må du ikke tage hensyn til:
- helbredsforhold, medmindre det er begrundet i stillingens indhold
- race, hudfarve, religion eller tro, politisk anskuelse, seksuel orientering, alder, handicap, eller national, social eller etnisk oprindelse
- medlemskab eller manglende medlemskab af en bestemt fagforening.
Handicappede ansøgere har en særlig ret til at komme til samtale. Kontakt HR for yderligere information.
Husk i øvrigt at mangfoldighed og ligestilling er en del af KU´s personalepolitiske grundprincipper.
HR forelægger din indstilling for fakultetsdirektionen, der rådgiver dekanen om besættelse af professoratet. Du indbydes til at deltage i mødet.
Tilbud om ansættelse
Når dekanen har truffet beslutning på mødet, vil du kunne tilbyde professoratet til kandidaten. Det kan f.eks. ske mundtligt og med oplysning om, at du fremsender et løntilbud pr. mail. Du modtager et forslag til lønudspil fra HR.
Når kandidaten har accepteret løntilbuddet, og I har aftalt tiltrædelsestidpunkt, udarbejder HR en ansættelseskontrakt. Professoren anmodes om at udfylde personaleskema [link].
Du skal kontakte de ansøgere, der har været til samtale men som ikke får jobbet, og orientere dem mundtligt/telefonisk om beslutningen:
Tak først og fremmest for en god samtale.
Fortæl med det samme, at ansøgeren desværre ikke har fået stillingen.
Fremhæv det, som du anså positivt ved ansøgeren, dels fra ansøgningen, dels fra samtalen.
Forklar dernæst hvad der er årsag til, at ansøgeren ikke får stillingen. De fleste ansøgere vil hellere have et ærligt frem for et ligegyldigt svar. Brug f.eks. vendinger som
o ”Det var mit indtryk at…”
o ”Ansættelsesudvalget havde mange overvejelser vedrørende....”
o ”Umiddelbart tror jeg ikke, at…”
Husk på, at det du fortæller ansøgeren, er dit eget indtryk og ikke nødvendigvis ”sandheden” om ansøgeren.
HR fremsender formelt, skriftligt afslag til dem, når du giver grønt lys.
HR sørger for, at eLIFE bringer en kort navnemeddelelse om professorens ansættelse.
Efterfølgende kan der eventuelt bringes en pressemeddelelse i forbindelse med tiltrædelsesforelæsningen. Du kan aftale med Kommunikation, hvordan og hvornår nyheden om den nye professor skal kommunikeres eksternt.
Karen Vestergaard Petersen, - siden er sidst opdateret d.18. juli 2011